Maria Sjödin är verksamhetsutvecklare och systemförvaltare på Roslagsvatten. Hon arbetar till stor del med planering, uppföljning och förbättringsåtgärder med Puls-metodiken som infördes inom organisationen år 2020. När verksamheten visualiseras på pulstavlor och är transparent så kan man möta kundbehov bättre, undvika överlast och leverera åtaganden i tid.
Roslagsvatten har uppdrag inom VA och/eller avfall i kommunerna Österåker, Vaxholm, Knivsta, Vallentuna och Ekerö. I augusti 2019 tillträdde Roslagsvattens nuvarande vd Christian Wiklund och i samband med att han började fick han omedelbart ”Puls-abstinens”. Så pass att man i mars året efter, precis när pandemin slog till, valde att införa den företagsövergripande arbetsmetodiken Puls, som är en typ av visuell styrning och ledning.
VA-guiden har träffat verksamhetsutvecklaren och systemförvaltaren Maria Sjödin på Roslagsvatten för att få höra lite mer om hur Puls hjälper verksamheten att förbättra deras processer internt.
Synliggöra vart man vill för att nå sina mål
Maria Sjödins centrala ansvarsområden på Roslagsvatten är framför allt att arbeta med förändringsfrågor och att hon är systemförvaltare för organisationens ärendehanteringssystem LIME. Förbättringar står i fokus och det handlar främst om hur man på bästa möjliga sätt planerar och följer upp för att få effekt genom arbetsmetodiken Puls.
– Jag kan hjälpa på många fronter i våra medarbetares vardag med puls-metodiken, berättar Maria Sjödin.
Hennes roll är mycket uppskattad. År 2022 blev Maria Sjödin tilldelad Roslagsvattens medarbetarstipendium Nya Pärspektiv med motivering att hon bland annat ser till Roslagsvattens helhet och att hon är en nyckelspelare genom sin gedigna kunskap och förståelse för hur saker fungerar på organisationen.
Vad innebär då arbetsmetodiken Puls?
– Det är ett visuellt resultatdrivet system där vi jobbar med att alla inblandade tillsammans planerar och att varje person själv tar ansvar för sin del av arbetslagets resultat.
Maria Sjödin berättar att tydligheten som medföljer i metodiken gör att det blir lättare för individen eller arbetslaget att förmedla både när det går bra och när det behövs mer hjälp för att komma vidare. Systemet synliggör även beroenden och öppenheten bidrar till balans i arbetet och hjälper till att undvika överlast.
– Puls hjälper även till med att få projekten att levereras i tid.
Många whiteboard-tavlor och post-it lappar
För Roslagsvattens del har man skapat en organisationsstruktur som baseras på olika nätverk av pulsmöten. Pulsmetodiken används inom många av Roslagsvattens projekt och man visualiserar helt enkelt olika steg inom ett projekt med hjälp av post-it lappar på en whiteboardtavla. Genom denna metod synliggörs behoven och på så sätt kan man sätta mål och delresultat och nå både bättre styrning och ledning i slutändan. Arbetslagen kan sen planera och driva sina arbeten på egen hand för att klara leveranser och uppgifter.
– Minst en gång i veckan pulsar vi och då förflyttar man aktivitetslapparna på whiteboard-tavlorna.
Dessa Pulsmöten syftar till att få till ett flöde av post-it lapparna vilket speciellt är positivt för projektledare som kan se läget och därmed lita på om projektgruppen håller tidsplanen eller inte. Men pulsmöten sker inte bara inom projekt utan även inom olika avdelningar på Roslagsvatten. Arbetsgruppen följer helt enkelt upp vad som har gjorts, vad som ska göras till nästa möte och sålunda fångar man upp eventuella avvikelser och kan snabbt fatta beslut om hur de ska hanteras eller be om hjälp om det behövs.
Metodiken fungerar väldigt bra
Inom Puls-metodiken finns flertal steg att följa, bland annat behöver tar man fram pulsbara handlingsplaner och att driva själva pulsarbetet. Maria Sjödin är väldigt nöjd med att Roslagsvatten infört arbetsmetodiken och att den dessutom fungerar väldigt bra.
– Det första man inom en projektgrupp gör är att man tittar på slutet. När vi är klara, vad finns då?
På så sätt identifierar man allt som behöver ske inom ett projekt, alla hinder och vart man vill. Man delar också in planeringen i mindre steg, ett steg genomförs vanligtvis under två till sex veckor innan man går vidare. Och varför är upplägget så?
– Jo, därför att det är ungefär vad man har koll på gällande egen arbetstid. Du vet ungefär vad som händer de närmaste veckorna och om du planerar för längre tid hamnar du automatiskt i känslan av att det finns gott om tid.
Minska det som skaver och som inte fungerar
Maria Sjödin berättar att alla pulstavlor ser olika ut. Det handlar helt enkelt om att pulstavlan skräddarsys och är till för gruppen som står framför den. En annan viktig sak som lyfts är att projekt eller arbetsgruppen tack vare metodiken stannar upp och funderar på vad de faktiskt har gjort och skryter om det. Så innan stegväxlingen sker till ett nytt steg, så inträffar en så kallad Demo (en skrytpunkt). Skrytpunkten är ett sätt att få till driv i metodiken.
– Ja, man berättar om hur steget varit för någon. Det kan vara inför en annan avdelning, en chef eller ledningsgruppen beroende på vilket projekt det är eller hur stort det är.
Något som man också gör innan stegväxlingen är att trimma som kopplar an till lärdom och förbättring. Samtliga berörda personer inom ett projekt eller avdelning skriver då egna lappar om vad man lärt sig. Det viktiga är att man tänker på både bra och dåliga saker som skett i steget.
– Då brukar vi fundera i termer av sol, vad är det som känns bra i magen? Medvind, vad är det som har hjälpt oss framåt? Grus, vad är det som gör att vi på vår cykel har fått väja och greja och hindrar oss? Punktering, det går att cykla med punktering, men det går långsammare så vad är det som har sinkat oss?
Fördelarna med Puls är många
Skrytpunkten och att trimma möjliggör att verksamheten kan fokusera på det som faktiskt går bra. Men det finns också många andra viktiga fördelar med Puls främst att arbetssättet kan användas även när någon är frånvarande eller om en chef inte är på plats men också att man snabbt kan få hjälp eftersom man träffas varje vecka och hela tiden har möjligheten att lyfta saker som man inte tycker fungerar.
Maria Sjödin tycker att metodiken är klockren för projekt men allt svårare att använda sig av när det gäller löpande verksamhet. Ett exempel är avdelningen för kundservice, där är det svårt att planera för hur många samtal som inkommer under en dag. Det är en utmaning att hitta mål i löpande verksamhet som är här och nu och inte årsmål.
– Vissa saker kan vi planera och då kan vi göra en plan med resultat och steg. Men vissa saker kan vi inte planera för så som till exempel vattenläckor och bräddningar, konstaterar Maria Sjödin avslutningsvis.
